E-faturaya geçen işletmelerin en sık sorduğu soru şudur: "Bu müşteriye e-fatura mı keseceğim, e-arşiv fatura mı?" İkisi de elektronik fatura, ikisi de GİB standartlarına uygun. Aralarındaki fark, faturayı kime kestiğinizde ortaya çıkıyor. Bu rehberde farkı sade bir dille anlattık; sonunda da sık sorulan soruları cevapladık.
Kısa cevap: fark alıcıda
Alıcı e-fatura sistemine kayıtlı bir mükellefse e-fatura, kayıtlı değilse e-arşiv fatura düzenlenir. Yani belge tipini sizin tercihiniz değil, karşı tarafın e-fatura mükellefi olup olmaması belirler. Bir e-fatura mükellefine e-arşiv fatura kesmek doğru değildir; ona e-fatura gönderilmelidir.
E-fatura nedir?
E-fatura, e-fatura sistemine kayıtlı iki mükellef arasında elektronik ortamda düzenlenen ve iletilen faturadır. Belge bir entegratör ya da GİB'in sistemi üzerinden doğrudan alıcının e-fatura kutusuna düşer. Bu nedenle e-fatura büyük ölçüde işletmeden işletmeye (B2B) bir belgedir.
E-faturada iki senaryo vardır: temel ve ticari. Ticari senaryoda alıcı, gelen faturaya sistem üzerinden kabul veya ret yanıtı verebilir; temel senaryoda böyle bir yanıt mekanizması yoktur.
E-arşiv fatura nedir?
E-arşiv fatura, e-fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara kesilen elektronik faturadır. Alıcı bir şirket olabileceği gibi bireysel bir müşteri de olabilir; bu yüzden e-arşiv hem işletmeye (B2B) hem son tüketiciye (B2C) kesilebilir.
E-arşiv faturası alıcıya e-posta veya SMS ile iletilebilir, istenirse kâğıt çıktısı da verilebilir. Sahada satış yapan işletmeler için bu önemlidir: müşteri e-fatura mükellefi değilse, plasiyer faturayı telefondan kesip anında e-postayla gönderebilir.
E-fatura ve e-arşiv farkı: karşılaştırma
- Kime kesilir? E-fatura: e-fatura sistemine kayıtlı mükelleflere. E-arşiv: kayıtlı olmayan işletmelere ve bireylere.
- Kullanım alanı: E-fatura çoğunlukla B2B; e-arşiv hem B2B hem B2C.
- İletim: E-fatura sistem üzerinden alıcının e-fatura kutusuna gider. E-arşiv e-posta, SMS veya kâğıt çıktı ile iletilir.
- Yanıt: E-faturanın ticari senaryosunda alıcı kabul veya ret yanıtı verebilir. E-arşivde böyle bir mekanizma yoktur.
Müşterinin e-fatura mükellefi olup olmadığını nasıl anlarım?
GİB, e-fatura sistemine kayıtlı kullanıcıların listesini tutar ve e-fatura programları bu listeden mükellef sorgulaması yapar. Doğru kurulmuş bir programda bu kontrolü elle yapmanız gerekmez: cari kartı seçtiğinizde program alıcının durumunu sorgular ve hangi belgenin kesileceğini gösterir.
QR E-Dönüşüm e-fatura programında mükellef sorgulaması cari karttan yapılır; aynı ekrandan e-fatura, e-arşiv, e-irsaliye ve e-müstahsil belgelerini kesebilirsiniz.
E-fatura ve e-arşiv zorunlu mu?
Belirli ciro sınırlarını aşan işletmeler ve bazı sektörlerde faaliyet gösterenler için e-fatura ve e-arşiv fatura kullanımı zorunludur; diğer işletmeler sisteme gönüllü olarak da geçebilir. Zorunluluk sınırları ve tarihleri zaman içinde güncellendiği için işletmenize uygulanan güncel kuralı GİB duyurularından ya da mali müşavirinizden teyit etmenizi öneririz.
İkisini birlikte yönetmenin kolay yolu
Çoğu işletme hem e-fatura mükelleflerine hem de bireysel müşterilere satış yapar; yani ikisini birden kesmesi gerekir. Bu belgeleri ayrı portallarda takip etmek yerine muhasebe programının içinden yönetmek hata riskini ciddi şekilde azaltır:
- Fatura, satış yapıldığı anda doğru tipte oluşur.
- Bekleyen ve reddedilen belgeler tek listede görünür.
- Kontör azaldığında uyarı gelir, satış durmaz.
QR E-Dönüşüm bu işi Quark Ticari içinde yapar; sahada satış yapıyorsanız Quark Mobil ile telefondan da e-fatura ve e-arşiv kesebilirsiniz. E-belgeye geçiş adımları için GİB uyumlu e-belge rehberimize de göz atabilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
E-fatura mükellefine e-arşiv fatura kesilebilir mi?
Hayır. Alıcı e-fatura sistemine kayıtlıysa ona e-fatura düzenlenmelidir. E-arşiv fatura, e-fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılar içindir.
Bireysel müşteriye hangi fatura kesilir?
Bireysel müşteriler e-fatura sistemine kayıtlı olmadığından, elektronik fatura kesen bir işletme onlara e-arşiv fatura düzenler. Fatura müşteriye e-posta veya SMS ile iletilebilir, istenirse çıktısı verilebilir.
E-arşiv fatura nasıl gönderilir?
E-arşiv fatura alıcıya e-posta veya SMS ile gönderilebilir ya da kâğıda basılarak teslim edilebilir. Programınız bu gönderimi otomatik yapabilir.
E-fatura ile e-arşiv için ayrı program gerekir mi?
Gerekmez. Bir e-fatura programı genellikle ikisini birlikte yönetir. QR E-Dönüşüm'de e-fatura, e-arşiv, e-irsaliye ve e-müstahsil aynı ekrandadır.
Müşterimin e-fatura mükellefi olduğunu nereden öğrenirim?
GİB'in e-fatura kayıtlı kullanıcı listesinden sorgulanır. E-fatura programları bu sorgulamayı cari kart üzerinden otomatik yapar.
Sonuç
E-fatura ile e-arşiv arasındaki seçim karmaşık değil: alıcı e-fatura mükellefiyse e-fatura, değilse e-arşiv. Asıl zorluk, ikisini hatasız ve zamanında yönetmekte. Bunu muhasebe programınızın içinden yapmak isterseniz ücretsiz demo talep edin; e-belgeye geçişinizi birlikte planlayalım.
