Nakliye firmalarında ciro büyürken kasaya kalan paranın azalması çok sık görülen bir durumdur. Sebebi çoğu zaman aynıdır: fiyat verilirken seferin gerçek maliyeti bilinmez, kârlılık ancak ay sonunda toplu olarak görülür. Bu rehberde bir seferin maliyetini kalem kalem nasıl hesaplayacağınızı, sefer bazında kâr/zarar takibinin nasıl yapılacağını ve en sık yapılan hataları anlattık.
Sefer maliyeti nedir?
Sefer maliyeti, bir yükün alınacağı yerden boşaltılacağı yere taşınması için yapılan tüm harcamaların toplamıdır. İki gruba ayrılır:
- Değişken (sefere bağlı) giderler: yakıt, otoyol ve köprü geçişleri, şoför harcırahı, yükleme-boşaltma ücretleri, yurtdışı seferlerde geçiş ve evrak masrafları, taşeron araç kullanıldıysa taşeron bedeli.
- Sabit (araca bağlı) giderler: şoför maaşı ve SGK, sigorta ve kasko, muayene, MTV, bakım ve yedek parça, lastik, araç amortismanı ya da kredi/kira taksiti. Bu giderler seferden bağımsızdır ama her sefere bir pay olarak dağıtılmalıdır.
Yalnızca yakıt ve otoyolu hesaba katıp sabit giderleri unutmak, en yaygın fiyatlama hatasıdır.
Kilometre başı sabit gider nasıl bulunur?
Sabit giderleri seferlere dağıtmanın en pratik yolu kilometre başı maliyettir:
- Bir aracın aylık sabit giderlerini toplayın (maaş, SGK, sigorta, kasko, MTV'nin aylık payı, bakım ve parça ortalaması, amortisman veya taksit).
- Aracın o ay yaptığı toplam kilometreyi bulun. Bunun için her ay araç kilometresinin düzenli kaydedilmesi gerekir.
- Aylık sabit gideri aylık kilometreye bölün: sonuç km başı sabit giderdir.
- Bir seferin sabit gider payı = seferin kilometresi × km başı sabit gider.
Örnek sefer maliyeti hesabı
Aşağıdaki tablo yöntemi göstermek için hazırlanmış örnek bir hesaptır; tutarlar temsilîdir, kendi araç ve güzergah verilerinizle değiştirmelisiniz.
| Kalem | Nasıl hesaplanır? | Örnek tutar |
|---|---|---|
| Navlun (gelir) | Müşteriye kesilen fatura | 40.000 TL |
| Yakıt | Sefer km × 100 km'deki tüketim × litre fiyatı | 14.000 TL |
| Otoyol ve köprü | Güzergah üzerindeki geçişler | 2.500 TL |
| Şoför harcırahı | Gün sayısı × günlük harcırah | 2.000 TL |
| Yükleme / boşaltma | Varsa hamaliye ve bekleme ücreti | 500 TL |
| Sabit gider payı | Sefer km × km başı sabit gider | 9.000 TL |
| Toplam maliyet | 28.000 TL | |
| Sefer kârı | Navlun − toplam maliyet | 12.000 TL |
Aynı hesapta sabit gider payı unutulsaydı sefer 21.000 TL kâr etmiş gibi görünecekti. Fiyat bu yanlış kâra göre kırıldığında, aracın sabit giderleri ay sonunda başka seferlerden karşılanmak zorunda kalır.
Boş dönüş ve taşeron seferler
Yükle gidip boş dönen bir aracın dönüş kilometresi de o seferin maliyetidir. Dönüş yükü bulunamıyorsa, gidiş fiyatı boş dönüşü de karşılayacak şekilde verilmelidir. Taşeron araçla yapılan seferlerde ise maliyet taşerona ödenen bedel ve sizin üstlendiğiniz ek masraflardır; kâr, navlun ile taşeron bedeli arasındaki farktır. Özmal ve taşeron seferlerin kârlılığını ayrı izlemek, hangi güzergahta kendi aracınızı kullanmanın daha kârlı olduğunu gösterir.
Yurtdışı seferlerde dikkat edilecekler
- Döviz: navlun çoğu zaman Euro veya Dolar, giderlerin bir kısmı TL'dir. Kâr/zarar hesabını tek bir para biriminde, seferin tarihindeki kurla yapın.
- Sefer süresi: uzun seferlerde harcırah, bekleme ve sınır kapısı süreleri maliyeti belirgin şekilde artırır.
- Geçiş ve evrak masrafları: ülkeye göre değişen yol, geçiş ve evrak giderlerini güzergah bazında kaydedin.
Sefer bazında kâr/zarar takibinde sık yapılan hatalar
- Masrafların sefere bağlanmaması: yakıt fişi ve otoyol geçişleri genel gider olarak kaydedilir, hangi sefere ait olduğu bilinmez.
- Faturası unutulan seferler: sefer tamamlanır ama faturası kesilmez; gelir hiç oluşmaz.
- Kilometrenin kaydedilmemesi: aylık araç kilometresi tutulmazsa km başı maliyet hesaplanamaz.
- Sadece toplam kâra bakmak: firma genelinde kâr eden bir ayda bile bazı müşteriler veya güzergahlar sürekli zarar ettiriyor olabilir.
Sefer maliyetini Excel yerine programla takip etmek
Birkaç araçla Excel tablosu yeterli olabilir; ancak sefer sayısı arttıkça masrafları doğru sefere bağlamak ve faturasız seferi yakalamak zorlaşır. QR Nakliye nakliye takip programında her seferin geliri ve giderleri seferin üzerine işlenir, seferin kâr/zarar durumu anlık görülür. Fatura bekleyen seferler ayrı listelenir ve tek ekrandan faturalaştırılır. Araç gelir-gider modülü ve aylık araç km girişleriyle araç bazında kârlılık ve km başı maliyet çıkar; müşteri bazında gelir, gider, kazanç ve sefer sayısı raporlanır. Yurtiçi ve yurtdışı seferler ayrı yönetilir, cari hesaplar TL, Euro ve Dolar ile tutulur. Şoförler iOS ve Android mobil uygulamasından yük, irsaliye ve kilometre bilgisini girer.
Sıkça Sorulan Sorular
Bir seferin maliyeti nasıl hesaplanır?
Seferin değişken giderleri (yakıt, otoyol, harcırah, yükleme-boşaltma, varsa taşeron bedeli) ile aracın sabit giderlerinden sefere düşen pay toplanır. Sabit gider payı, seferin kilometresi ile km başı sabit giderin çarpımıyla bulunur.
Km başı maliyet nasıl bulunur?
Aracın aylık sabit giderleri toplanıp o ay yaptığı toplam kilometreye bölünür. Bunun için aylık araç kilometresinin düzenli kaydedilmesi gerekir.
Boş dönüş maliyeti kime yazılır?
Dönüş yükü bulunamadıysa boş dönüşün yakıt, otoyol ve sabit gider payı gidiş seferinin maliyetine eklenir; fiyat da buna göre verilmelidir.
Sefer bazında kâr/zarar Excel'de takip edilebilir mi?
Az sayıda araçla edilebilir. Sefer ve masraf sayısı arttıkça masrafları doğru sefere bağlamak ve faturasız seferleri yakalamak zorlaştığı için bir nakliye takip programı kullanmak daha güvenilirdir.
Yurtdışı seferlerde kâr hangi para biriminde hesaplanmalı?
Gelir ve giderleri seferin tarihindeki kurla tek bir para birimine çevirip hesaplamak, seferleri birbiriyle karşılaştırmayı kolaylaştırır.
Sonuç
Doğru fiyat vermenin ve büyürken kâr etmeye devam etmenin yolu, her seferin gerçek maliyetini bilmekten geçer. Sabit giderleri km başı maliyetle seferlere dağıtın, masrafları sefere bağlayın ve hiçbir seferin faturasız kalmadığından emin olun. Sefer bazında kâr/zarar takibini kendi filonuzda görmek isterseniz ücretsiz demo talep edin.